入社前の好感度が爆上げする!お礼状の基本

入社前の好感度が爆上げする!お礼状の基本

就職が決まった時に出す“お礼状”についてご存知でしょうか?お礼状とは就職が決まった時に感謝の気持を伝える文章(手紙)のことです。

通常、就職が決まったら安心して、入社日まで何もしない人が多いです。お礼状を書くことなんて考えもしないでしょう。

しかし、会社での評判を上げるには入社前の行いが大切になります。

お礼状を出し、誠実な印象を与えておくことで、入社後のコミュニケーションが取りやすくなるからです。

そこで今回は、なぜ就職活動でお礼状が必要なのか?お礼状のメリットについて紹介します。

お礼状とは

お礼状は、就職活動の結果によって出すものです。採用通知書や、内定通知書を受け取った時などに出します。

内定を受け取ったら、その企業に向けてお礼状を送るというものです。就職活動が一区切りした証といえます。

採用してくれたことへのありがとうございますという言葉と、これから頑張りますという意味合いの言葉をお礼状に盛り込みます。

人によっては、お礼状は出していない人もいます。絶対のルールというものはありませんので、お礼状を出すかどうかは自分で決めましょう。

最近は大学などの就職課や学生課などでも、内定した会社に対してお礼状を出すように指導しているところが多いです。

お礼状はマナーという価値観も広まりつつあるので、もしも内定が出たら、可能な限りお礼状を出しておくといいでしょう。

お礼状はすぐに出す

お礼状を出す際に重要なことは、内定通知をもらった直後ぐらいに、即座に書き上げて、送ってしまうようにすることです。

期間が空きすぎると、心からのお礼の気持ちというニュアンスが薄れてしまいますので、早くに書くようにしてください。

お礼状を書く時に、一緒に送付するべき書類があるならば、速やかに書類の準備を済ませて、すぐに行動したほうが印象がよくなります。

相手に送るべき書類を整えるのにしばらく時間を要する時には、お礼状だけを先に投函し、書類が揃ったらそれから送るようにします。

就職のお礼状は、相手の印象にも残るものであり、人事担当者は入社後に会う可能性は高く、場合によっては一緒に働く事になるかも知れません。

就職が決まったら、すぐにでもお礼状を出すと良いでしょう。目安は一週間以内です。

お礼状の最適な内容とは

オーソドックスな採用のお礼状では、「採用ありがとうございます~」というニュアンスで書くようにしましょう。

お礼の言葉の後には、働き始めたら何を目標にしていきたいかや、どこを目指して生きたいかなどを書いていきます。

自分以外の人もお礼状を作成しているだろうことを念頭において、シンプルな言葉でまとめることが大切です。

お礼の言葉を手紙に書く場合、何を書くものなのか、全くわからないと困ってしまうこともあります。

なかなか書くことができない人は、インターネットで検索すると例文集などが載っていますので、調べて参考にしましょう。

自分の言葉でお礼を述べることがお礼状では重要なことです。例文を丸写ししないようにしましょう。

採用された業種や職種の内容を手紙にプラスしたり、自分だったらこう書くという文章に例文を直してみるのもいい方法です。

例文の文章を一から十まで同じにすることは、おすすめできません。担当者と話した内容や、面接でのやり取りを踏まえて、他の人には書けないような内容にしましょう。

誤った文字や表現を入れてしまった場合、修正液で消したり、一画書き足して正しい文字にしてしまおうとせず、きちんと書き直してください。

特に気をつけたいのが、就職のお礼状を出す担当者の方の名前や部署です。名前のミスは、相手に対してとても失礼な行為になってしまいますので、十分にチェックして、間違わないようにしましょう。

お礼状は本当に必要?

この頃は、内定が出るとお礼状を書くことが普通になっていますが、お礼状を書くことは、そもそも必要ないことだという考えを持っている人がいます。

絶対にお礼状を書かなければいけないという決め事が存在しているわけではないので、最終的な判断は個々人の考えに委ねられます。

ビジネスマナーに関する書籍には、「就職活動でお礼状は必要」だと書かれているものもあるでしょう。

しかし、お礼状が合否の結果に影響するということは、あまり聞いたことが無いのも事実です。

ごく小さな会社でない限りは、お礼状のような挨拶程度の書類は、採用担当者の手元に届くかどうかもはっきりしてはいないでしょう。

そもそも面接を突破して採用になることは確定していますので、ここでお礼状を出したからといって、自分に有利な状況になるということはないかもしれません。

しかし、お礼状をもらって嫌な顔をする人はいません。「大袈裟だな~」とからかったりする可能性はありますが、心では笑顔になっているでしょう。

少なくとも採用担当者(または社長)には、「律儀なやつが入社してくる」と思われるはずです。

お礼状を出すか否かは結局の所、自分で判断するしかありませんが、出しても損はないとうことは覚えておきましょう。

まとめ

いかがでしたでしょうか?お礼状の必要性やどんなお礼状を書けば良いのかがお分かりいただけたと思います。

お礼状はどんな内容でも良いわけではないので、少なからず頭を使います。良い言葉が浮かばずに苦労することもあるでしょう。

また、「そこまでする必要あるのか」と、面倒くさがって止めてしまうかもしれません。

しかし、お礼状を書くか否かであなたの印象は随分変わります。入社前に少しでも良い印象を与えていれば、仕事がやりやすくなります。

他の人が出しているのか、出していないのかも気になるところですが、最終的には自分で判断するしか方法はありません。

どうしても出さなければいけないという決め事があるわけではありません。お礼状を出すべきかどうかは、自分の価値観に基づいて決めるといいでしょう。

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